Как загрузить клиентов из файла Excel

Загрузка клиентов из Excel пригодится на старте работы с kilbil, если у  вас уже накоплена база клиентов в другой системе или в файле и нужно загрузить базу клиентов в kilbil.

Также загрузка из файла Excel пригодится в процессе работы для пополнения и обогащения базы клиентов из других источников.

---

Как загрузить клиентов из файла Excel

ШАГ 1. Скачайте Шаблон файла для загрузки Клиентов.

• Зайдите в Меню CRM - Клиенты
• Нажмите Импорт
• Скачать Шаблон файла для загрузки клиентов

ШАГ 2. Заполните файл данными для загрузки.

Не меняйте местами последовательность столбцов!

Обязательные поля для заполнения: "Программа лояльности (ID)" и "Телефон". Остальные столбцы не обязательны.

Сохраняйте файл в формате XLSX. 

ШАГ 3. Загрузите клиентов в kilbil.

• Нажмите на "Импорт"
• Выберите заполненный файл для загрузки
• Нажмите Загрузить

Проверьте данные в файле перед загрузкой!

Рекомендуем протестировать в начале на небольшой группе клиентов. И если все ок, то загружать остальные данные.

Какими данными заполнять столбцы в Шаблоне Excel

A) Программа лояльности (ID)

Это обязательное поле. В столбце “Программа лояльности (ID)” прописывается номер (ID) программы лояльности, которая установится Клиентам при загрузке в Базу.

► ID Программы лояльности можно посмотреть в Меню: Маркетинг - Программы лояльности.

Если разным Клиентам нужно сразу присвоить разные Программы лояльности, укажите соответствующие ID в столбце A. 

B) Статус

Если Столбец "Статус" не заполнен, то по умолчанию Клиенты будут загружены в Личный кабинет не активированными. Это значит, что Клиенту надо будет пройти процедуру активации/подтверждения своего номера телефона любым доступным в вашем магазине способом: на кассе, при скачивании электронной карты, в мобильном приложении и т.д.

Если нужно загрузить Клиентов сразу активированными, поставьте цифру  1 в столбце B.

C) Дата активации

Если Столбец "Дата активации" не заполнен, то по умолчанию Клиентам будет проставлена дата активации = текущая дата на момент загрузки в Личный кабинет.

Если вы переносите данные из другой системы, есть данные по дате добавления и вы хотите эту дату сохранить, то необходимо заполнить Столбец C. 

Примеры читаемых форматов даты: 

• дд.мм.гг (26.01.2022)
• мм/дд/гг (01/26/22) 
• дд месяц год (1 февраля 1996)

Проверьте форматы перед загрузкой! 

Если заполнение не полное или не соответствует формату читаемых дат, то Клиентам установится текущая дата.

Если будет заполнены только день и месяц, то дата и месяц сохранятся, а год будет установлен текущий.

D) Фамилия

E) Имя

F) Отчество

Столбцы D) E) F)

Анкетные данные по Клиентам можно оставить пустыми. Если нет уверенности в том, что данные в загружаемой базе актуальны, лучше актуализировать их снова. В этом случае НЕ ЗАПОЛНЯЙТЕ Столбец В. 

G) Номер телефона

Это обязательное поле. Номер телефона заполняется в формате 79ХХХХХХХХХ.

H) E-mail

Формат: E-mail.

I) Пол

Формат: буква М или Ж.

J) Адрес (Город)

Заполняется в свободной форме.

K) Дата рождения

Формат даты: дд.мм.гг (26.01.2022).

L) Кто рекомендовал

Номер телефона того, кто порекомендовал, заполняется в формате 79ХХХХХХХХХ.

M) Баланс бонусов

Если нужно загрузить клиентов с переносом баланса бонусов из старой системы или сразу при переносе начислить клиентам бонусы, обязательно заполните столбец M.

Формат: число, 2 знака после запятой.

N) Сумма покупок

Если нужно загрузить клиентов с переносом накопленной суммы покупок из старой системы, обязательно заполните Столбец N. 

Формат: число, 2 знака после запятой.

O) Число покупок

Если нужно загрузить клиентов с переносом накопленного числа покупок, обязательно заполните Столбец O.

Формат: целое число.

P) Выдавшая Торговая точка (ID)

В поле вносим ID Торговой точки. 

Посмотреть ID Торговой точки можно посмотреть в разделе Справочники - Торговые точки.

При заполнении загруженному Клиенту в Графе Выдавшая торговая точка будет присвоена торговая точка с соотв. ID. 

Q) Тип карты

Поле обязательно к заполнению, если при загрузке важно присвоить клиенту ранее выданную пластиковую карту или электронную карту из внешнего сервиса. 

Формат: электронная wallet - 1, пластиковая - 0.

Если вы используете электронные карты от kilbil, не заполняйте этот столбец.

R) Тип электронной карты wallet

Поле обязательно к заполнению, если в столбце Q поставили значение = 1. 

Укажите внешний сервис электронной карты: CardPr, OSMI, Кошелек.

Если вы используете электронные карты от kilbil, не заполняйте этот столбец!

S) Номер карты внутренний

Если вы работали в старой системе с пластиковыми или электронными картам, то обязательно правильно заполнить столбец S, иначе карты работать не будут.

В столбце S указать полный баркод (штрихкод)  карты,  нанесенный на магнитную полосу или зашитый в штрих-коде карты (то, что считывается сканером или ридером).

Ограничение: максимум 100 символов.

Если вы не знаете полные номера пластиковых карт, то необходимо  обратиться к компании-изготовителю, где вы заказывали карты, и запросить документ с описанием нумерации карт.

T) Номер карты

Короткий номер карты. Обычно он нанесен в виде номера на пластиковую карту.

Может быть равен баркоду карты (столбцу S).

U) Отправлять SMS

Галочка согласия с получением SMS и других сообщений: да - 1, нет - 0.

V) Отправлять E-mail

Галочка согласия с получением писем: да - 1, нет - 0.

W) Комментарий

Поле Комментарий заполняется в свободной форме. Эта информация будет загружена в карточку Клиента.